De samenvatting van alle specificaties, feiten en details van een evenement die je een fotograaf geeft wordt een fotografiebriefing genoemd. Door het geven van een briefing is het voor de fotograaf makkelijker om een duidelijk beeld te scheppen over de invulling en de verwachte uitkomst van de fotografieopdracht.
Een perfecte briefing helpt de fotograaf met zijn planning. Doordat de fotograaf vooraf weet waar hij of zij aan toe is, kan deze persoon zich preventief opstellen voor de mooiste ‘shots’. Het uiteindelijke resultaat van een goede briefing geeft jou (als opdrachtgever) altijd betere foto’s.
De informatie uit de briefing worden ingezet om de foto’s zo te optimaliseren, dat ze aansluiten bij de marketingdoelstellingen van jouw organisatie en het verhaal dat jij wilt vertellen ondersteunen.
De perfecte fotografiebriefing…
Te weinig tijd om de gehele tekst te lezen en wil je toch alle belangrijke informatie ontvangen?
Geen probleem!
Vul het onderstaande formulier in en ontvang een herbruikbaar briefingdocument waarmee je jezelf verzekerd van de mooiste evenement fotografie.
"*" geeft vereiste velden aan
5 stappen voor een goede foto briefing
In een ideale fotografiebriefing bespreek je de opdracht tot in zoveel mogelijk details met de fotograaf. Het doel is om een compleet visueel plaatje te schetsen, zodat de fotograaf goed voorbereid en efficiënt zijn beelden voor je kan maken.
De details die je bespreekt in een ideale briefing verdeel je onder in 5 stappen.
#1 | Praktische informatie over het evenement
Dit is de basisinformatie die nodig is over het evenement. Doordat je deze informatie aan de event fotograaf geeft, zal er een basisplanning gemaakt kunnen worden en kan de fotograaf preventief inkopen doen voor de eventuele dresscode.
De fotograaf weet door deze informatie precies hoe laat en op welke locatie er aanwezigheid verwacht wordt, hoe lang de reistijd is, of er een overnachting geregeld dient te worden en uit wat voor soort foto’s de collage behoort te bestaan.
Geef de antwoorden op deze vragen voor de fotograaf.
- Wat is de naam van het evenement?
- Wat is de datum van het evenement?
- Wat is de locatie van het evenement?
- Geef een omschrijving van het evenement.
- Wat is het verhaal van het evenement, welk verhaal wil je dat de foto’s vertellen?
- Van hoe laat tot hoe laat wil je dat de fotograaf foto’s maakt tijdens het evenement?
- Is er een dresscode tijdens het evenement?
#2 | Praktische informatie voor tijdens het evenement
Door het geven van de informatie uit deze categorie zorg je ervoor dat de eerder gemaakte basisplanning geoptimaliseerd kan worden. Zo kan de fotograaf nog efficiënter met zijn tijd omgaan.
Ook bevat het de benodigde informatie om in contact te komen met een contactpersoon op de locatie en eventuele regelementen m.b.t. het evenement. Je verzekert jezelf en de fotograaf ervan dat deze geen flater slaat of zelfs belangrijke fotomomenten mist.
Geef de antwoorden op deze vragen voor de fotograaf.
- Wat is de naam van de contactpersoon op locatie?
- Wat is het telefoonnummer van deze contactpersoon?
- Wat is het programma van het evenement, heb je een tijdsplanning?
- Zijn er belangrijke momenten tijdens het evenement zoals een award uitreiking, confetti, een verjaardag of verrassing voor een persoon?
- Heb je nog extra/specifieke wensen voor de fotograaf tijdens het evenement?
- Is er catering aanwezig en Indien een ja, wordt er qua catering rekening gehouden met de aanwezigheid van de fotograaf?
- Hoe laat en waar in het gebouw staat de catering op de planning?
- Kan de fotograaf eerder toegang krijgen om foto’s te maken van de lege zaal?
- Mag de fotograaf zelf ook gebruik maken van de catering of dient deze zijn eigen voeding te verzorgen?
#3 | Praktische informatie over de oplevering van de foto’s
Een fotograaf denkt graag mee met opdrachtgevers. Je maakt hun leven het liefst zo gemakkelijk mogelijk en dit kun je als fotograaf bijvoorbeeld toepassen tijdens de oplevering van de foto’s. Wanneer jij de fotograaf vooraf vertelt hoe en waar je de foto’s wilt gebruiken, kan de fotograaf er rekening mee houden tijdens het exporteren van de bestanden.
Zo is het bijvoorbeeld ook een mogelijkheid om tijdens het evenement foto’s te ontvangen om te plaatsen op Social Media. Wanneer de evenement fotograaf dit vooraf weet, dan neemt deze zijn laptop mee om tijdens het event een kleine selectie foto’s te voorzien van de juiste nabewerking. Houd er wel rekening mee dat de fotograaf in de tijd dat de nabewerking gebeurt geen foto’s kan maken.
Geef de antwoorden op deze vragen voor de fotograaf.
- Voor welke publicatie wil je de foto’s gaan gebruiken?
- Online
- Offline/ prints
- Intern gebruik
- Extern gebruik
- Anders…
- Wat is de deadline voor de oplevering van de foto’s?
- Gebruikelijk is het om 48 uur na het evenement de foto’s te ontvangen.
- Wil je tijdens de dag zelf foto’s aangeleverd hebben?
- Wil je het logo van het evenement op de foto’s en zo ja op welke positie in de foto?
#4 | Praktische informatie over het gebruik van de foto’s
De laatste stap van de fotografiebriefing, is het voorkomen van misverstanden. Tenzij anders overeengekomen geldt het gebruiksrecht alleen voor de opdrachtgever. Maak daarom tijdens de briefing duidelijke afspraken over het gebruik van de foto’s.
Geef een antwoord op deze vraag voor de fotograaf.
- Zijn er, naast de opdrachtgever zelf, partijen die de foto’s ook ter beschikking krijgen?
#5 | Laat ruimte over voor feedback en vragen
Nadat je de fotografie briefing af hebt, deel deze dan ruim op tijd met de festivalfotograaf. In veel van de gevallen is het verstandig om de briefing mondeling al dan niet telefonisch door te nemen. Zo kun je er samen met de fotograaf over sparren en is er ruimte voor eventuele vragen en feedback die de fotograaf nog kan hebben.
Beschouw de fotograaf hierin als professional en niet enkel als aannemer, want de fotograaf kan goede ideeën hebben om dingen toch net iets anders aan te vliegen. Dit om tijd dan wel niet kosten te besparen.
Door samen de briefing door te nemen en elkaars vragen te beantwoorden, kun je voor het evenement nog van gedachten veranderen en het meenemen in je plan van aanpak.
